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Publié par Ginette Salvas

 

ÉTIQUETTE EXPRESS INTERNATIONAL


L’utilisation du  téléphone cellulaire et les bruits ambiants au bureau


Parmi les règles de courtoisie qui devraient être respectées dans tous les bureaux, la règle suivante est de la plus haute importance: parler moins fort.  Malheureusement, dans bien des cas, elle n’est pas respectée.

 

La majorité des réceptionnistes ou préposés à l’accueil peuvent témoigner du manque de respect des collègues qui envahissent leur environnement de travail et qui parlent trop fort en sortant de la salle de réunion, avec des collègues ou visiteurs. Est-ce par manque de connaissance, par manque de considération ou par négligence? allons savoir.

L’espace réservé à la réception n’est pas une salle de réunion. Si vous n’avez pas accès à la salle de réunion ou si votre bureau n’est pas assez grand pour accueillir les visiteurs, trouvez un autre endroit. Si le photocopieur est situé près du bureau de la réceptionniste, faites vos copies le plus rapidement possible. Ne vous servez pas dans ses tiroirs sans demander la permission. Ne tentez pas de regarder ce qui est affiché à l’écran de son ordinateur, ni de lire les documents sur son bureau.

 

Les gens qui sont assis dans la salle d’attente n’ont pas à être témoins de vos conversations et de tous ces bruits. Les appelants entendent tout ce qui se passe. Dans le cas de plaintes, s’ils entendent des rires, des brides de conversation et autres bruits, cela peut nuire considérablement à la réputation de l’entreprise. Y avez-vous déjà pensé?

Que penser des employés qui, plutôt que de se lever et d’aller vers les gens, lèvent le ton pour que l’autre personne à qui ils désirent parler puisse les entendre. Bravo! Quel manque de courtoisie!

 

Que penser des supérieurs qui laissent leur porte de bureau ouverte lorsqu’ils utilisent la fonction main libre au téléphone. À quoi, pensez-vous? Un peu de considération pour vos collègues, s’il vous plaît.

La plupart des entreprises n’ont pas établi un code d’éthique précis concernant l’utilisation du téléphone cellulaire personnel au bureau. Établir un code d’éthique ne consiste pas à informer les employés une seule fois. À chaque année la SAAQ nous revient avec la publicité ou les affiches routières nous incitant à la courtoisie au volant. C’est la même chose au bureau, revenez régulièrement à la tâche. Ne laissez pas les employés retomber dans leurs mauvaises habitudes. Pour que cela soit efficace, il faudrait que les directeurs prêchent par l’exemple.

Quoi de plus dérangeant pour l’animateur et les participants, lors d’une réunion, que d’entendre une sonnerie de téléphone ou encore de constater que certaines personnes consultent leur BlackBerry à chaque cinq minutes pour vérifier leurs messages.

 

Suite à ces commentaires, voici quelques règles de base concernant l’utilisation du téléphone cellulaire ou du BlackBerry au bureau :

 

  1.  Mettez votre cellulaire personnel en mode vibration.
  2. Si votre entreprise permet l’utilisation d’un cellulaire d’affaires au bureau, ne laissez pas sonner plus de 3 fois et encore mieux, laissez-le en mode vibration.
  3. Utilisez la boîte vocale et prenez régulièrement vos messages.
  4. Si vous utilisez votre cellulaire personnel, sortez du bureau et trouvez un endroit tranquille.
  5. Pour être certain de ne pas déranger lors des réunions, n’apportez pas votre cellulaire ou BlackBerry. Laissez-le à votre bureau et utilisez la boîte vocale. De toute façon il n’est pas bien vu de placer son cellulaire sur la table.
  6. Les toilettes ne doivent pas servir de cabines téléphoniques. Un peu de discrétion.
  7. Et que dire des sonneries. Choisissez une sonnerie classique. Avez-vous déjà remarqué l’embarras des gens lorsque leur sonnerie bizarre retentit dans un ascenseur ou un dans un endroit public ?
  8. Baissez le ton lorsque vous parlez au téléphone, cellulaire ou autre.
  9. Si vous attendez un appel  important en réunion, veuillez en informer les participants et sortez de la pièce dès que vous sentez la vibration.
  10. N’utilisez pas le cellulaire au restaurant. Si vous ne vous faites pas confiance, laissez-le dans l’auto. Ne le laissez surtout pas sur la table. Si vous avez à répondre à une urgence, dirigez-vous vers un endroit discret.

Cet article fait suite à la demande d’une adjointe administrative qui est très agacée par le manque de considération de ses collègues, les sonneries farfelues et la distraction que cause l’utilisation du téléphone cellulaire au bureau.  Croyez-moi, elle n’est pas la seule.

 

Il importe que les entreprises qui se respectent et qui respectent leurs employés établissent des règles claires concernant l’utilisation du téléphone cellulaire au bureau.  Il est aussi important qu’elles reviennent à la charge de façon régulière pour éviter les relâchements.

 

Bonne lecture!

 

Ginette Salvas

École internationale d’étiquette et de protocole

www.ginettesalvas.com

 

 

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Commenter cet article

medical billing and coding schools 21/05/2014 12:15

Cell phone usage in office has become a nuisance for many people. It disturbs the smooth functioning of the office and therefore some restrictions are necessary to prevent it. You have given some useful instructions that can be implemented for a better functioning of the office.

dina yaya 08/05/2014 05:31

merci,suis ravi